La estructura informática de una empresa se puede esquematizar en seis peldaños, cada uno con su respectivo nivel de complejidad y beneficio.
El desarrollo de los sistemas de información ha estado íntimamente ligado, en el transcurso del tiempo, con las tendencias administrativas, siempre buscando dar soporte desde la tecnología a las direcciones en el manejo de los recursos.
En este orden de ideas, también con el correr del tiempo, a medida que evolucionan las teorías administrativas, evolucionan los sistemas de información, bien en su aplicación o en su concepción. Inicialmente se tenía aplicaciones completamente independientes y con funciones específicas. Luego se incorporó el concepto de interacción entre las diferentes aplicaciones y ahora último tenemos una multiplicidad de puntos de relación con los socios de negocios y clientes que requerimos de aplicaciones más orientadas al manejo de estas nuevas relaciones.
Aunque cada una de las tendencias administrativas y cada una de la aplicación tecnológica de la misma ameritan para varios libros, hoy pretendemos establecer que todas las tendencias son validas y que lo que se debe hacer es incorporar las piezas específicas de un rompecabezas para suplir las funciones con manejo de información. Cada industria es diferente, por lo que la receta solo puede ser generalizada.
Si miramos la estructura informática como una pirámide de seis escalones, podríamos establecer que en el primer peldaño se deben tomar las decisiones sobre la infraestructura a utilizar. La infraestructura se refiere estrictamente a la disposición de los elementos necesarios para llevar a cabo el proceso de la información, distinto de las aplicaciones y los datos. Es decir, abarca los equipos, las redes de comunicación, los procedimientos, las políticas de seguridad y demás componentes que se clasifican en este rubro. Es importante definir la adhesión a estándares o la adopción de sistemas propietarios, la estructura debe también ser flexible a un cambio de políticas de la compañía ante alternativas de centralización o descentralización, empoderamiento y concentración. Es decir, la infraestructura debe contemplar todo posible cambio que se dé en los demás niveles de la pirámide, sin ser excusa para no poderlo implementar.
En el segundo peldaño se pueden colocar todos los elementos de tecnología que normalmente se clasifican entre los Sistemas Operativos. Algunas personas incluyen aquí las decisiones sobre si se trabaja en sistemas operativos propietarios o abiertos. También se han dado casos de inclusión a este nivel de los sistemas de procesamiento de datos en sí mismos, llamadas también bases de datos y estructuras relacionales. En este peldaño también se define sobre cual bases de datos se utilizarán, con qué herramientas se desarrollan las aplicaciones y con qué técnica y procedimientos se implementan las mismas.
Estos dos primeros peldaños eran críticos al inicio de la implementación de sistemas hace ya unos 30 años, hoy en día son casi que regidos por los peldaños que discutiremos a continuación, que son los que se encargan de procesar los datos para producir la información.
En el tercer peldaño se puede incluir todos los conjuntos de aplicaciones tendientes a manejar de forma integrada las diferentes funciones operativas de las empresas en su interior. Es en este peldaño donde ha habido mayor concentración de oferta por parte de los proveedores y mayor aceptación por parte de los clientes. Catalogamos en este peldaño las aplicaciones ERP (Enterprise Resource Planning), las aplicaciones tradicionales (legacy), aplicaciones EAM (Enterprise Asset Management), y otra serie de siglas que agrupan un conjunto de funciones operativas (comprar, vender, producir, contabilizar, etc.). Una vez escalado este peldaño, se tiene la sensación de que la compañía tiene controlada sus operaciones al interior de la misma.
El siguiente peldaño reconoce la necesidad de administrar también las relaciones con mi cliente en todos sus aspectos y no solo en el ámbito transaccional, y es aquí donde nacen las aplicaciones bajo la sigla CRM (Customer Relationship MAnagement, administración de la relación con el cliente). También en este rubro empiezan a aflorar varios oferentes, algunos con un nivel de especialización de industria. La relación con el cliente se debe administrar tanto en las actividades que generen transacciones, como en las actividades que generen acción por parte del cliente. Las transacciones se manejan en el sistema del peldaño anterior, por lo tanto se requiere un vínculo estrecho entre el tercer y cuarto peldaño.
Las tendencias administrativas modernas están haciendo énfasis en la Administración del Conocimiento (Knowledge Management) y es aquí donde también se empiezan a ver ofertas con diferentes tecnologías para administrar ese capital de conocimiento que se encuentra en cada uno de los funcionarios de cada empresa. Sistemas como las bases de datos de solución de problemas asistidos por un computador son ejemplos concretos de la aplicación de estas tecnologías. Inclusive, en los sitios web se ha pretendido dar algún servicio a este nivel con las páginas que hacen referencia a las Preguntas Frecuentes (Frequently Asked Questions, o FAQ).
Por último, el mayor nivel de agregación se da bajo la teoría del Business Intelligence, o inteligencia del negocio. Está medido tanto en la capacidad de utilizar los demás peldaños anteriores para generar decisiones basadas en la inteligencia del negocio.
Se estima que las verdaderas ventajas competitivas se obtendrán cada vez en los peldaños más altos, dado que el acceso a los peldaños inferiores es cada vez más fácil. La baja en costos, aunado con la presencia de la Internet que facilita poder proveer de estos peldaños sin importar donde se encuentre el usuario, hacen que los esfuerzos en los peldaños superiores sean los que hagan la diferencia.
Usted puede evaluar en cual de los peldaños se encuentra el estado de desarrollo de la tecnología que utiliza. Mejor aún, debe evaluar la posibilidad de que los peldaños hayan sido elaborados como las piezas de un rompecabezas que deben encajar una con la otra. No tener en cuenta la necesidad de integración entre los diferentes peldaños, hará que la inteligencia de su negocio esté resquebrajada, eliminando la posibilidad de tener esa ventaja competitiva.
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