El area de Tecnología Informática no es ajena a los requerimientos actuales de reducción de costos. Siempre hay alternativas para mantener el nivel de servicio y buscar oportunidades de productividad.
Las crisis económicas y las tendencias administrativas siempre llevan a las personas en posiciones directivas a mirar alternativas para garantizar la mejor productividad para las empresas. La crisis económica actual no es diferente, y en las primeras áreas donde se pone la mira es en el área de TI, donde por lo general hay un valor importante de egresos.
La percepción es real, en las áreas de TI se invierte un monto importante de las empresas, y las que hacen uso intensivo de las TIC pueden invertir en promedio entre el 5% y el 10% de sus ingresos cada año en proyectos que involucran las TIC.
La palabra clave aquí es “invertir”, es decir que se espera un “retorno” sobre esta inversión, retorno que difícilmente se calcula, se planifica o se mide, dejando un sinsabor que las inversiones en tecnología informática no son más que otro gasto, y como tal debe racionalizarse, que en términos corrientes significa reducir a la minima expresión necesaria.
Se presentan dos alternativas en este proceso de reducción de gastos, y se hace necesario determinar si lo que se quiere reducir es el “costo en libros”, es decir, las inversiones de capital que se amortizan, o lo que se quiere reducir es el “monto del flujo de caja” o sea los gastos que se generan mes a mes por servicios que se reciben.
El primer caso se resuelve muy fácil. Se elimina todo proyecto que no sea indispensable. Es aquí donde los proyectos que no están sustentados como apoyo a las estrategias, que no tienen un usuario líder interesado en los beneficios del proyecto, pasan al cajón del olvido, esperando que alguien se acuerde de ellos, les asigne un poco de presupuesto para culminar su tarea. Así se quedan muchos proyectos y cuando uno habla con los usuarios recibe comentarios como “hace unos meses hicimos una prueba con tal o cual tecnología y fue muy buena, pero no pasó nada mas”.
Aquí hay que tener cuidado entonces en la definición de los proyectos cuando se estructuran los mismos, amarrarlos a una estrategia, estructurarlos en un período de ejecución ojala mucho más corto que la estrategia misma, y acelerar su paso para el desarrollo. De lo contrario, será lo primero que se corte.
El otro rubro, el del flujo de caja de los gastos mensuales, es el siguiente paso. Es aquí donde se tienen gastos mensuales por rubros de consumo que se dan por sentados que no costaban. Por ejemplo, las copias de respaldo, las líneas redundantes de comunicación y los procedimientos del plan de continuidad, que tienen que estar ahí para cuando algo malo pase. De la misma manera, el control antivirus y antispam en el correo electrónico, además de la administración de los servidores, la atención a usuarios, y manejo del almacenamiento del correo, son funciones que se dan por descontadas en las empresas, que hay que tenerlas, hasta que se evalúa el costo de las mismas.
Lo más fácil es eliminar los servicios, sin embargo ya no se puede trabajar sin un mínimo de tecnología que incluye un PC, una aplicación de productividad de Oficina (office, OpenOffice, Google Docs, etc.) y la conexión a Internet y los servicios en la Web. Esta es la herramienta básica de trabajo, no se puede eliminar.
El reto entonces es optimizar, y aquí se tienen varias alternativas que se deben evaluar dese el punto de vista económico porque desde el punto de vista técnico deben ser iguales. Alquilamos los PC o los compramos. Les contratamos pólizas de mantenimiento, o tenemos PC’s de repuesto para cuando se dañe uno. Usamos Office licenciado de Microsoft, o uno que no tiene costo como OpenOffice u otro de una amplia gama de oferta.
Para la red de telecomunicaciones, es claro que lo que se debe hacer es una negociación constante de precios ya que cada día baja el precio. Lo más probable es que logre mayor ancho de banda por el mismo precio, que también sirve, porque cada tanto tiempo deberá ampliar sus canales.
En los servidores la tendencia marcada hoy es hacia la contratación de la capacidad de cómputo “en una nube” en algún lugar que es irrelevante, y simplemente hacemos uso de una capacidad asignada y por la que pagamos. Esto no necesariamente es de menor costo en cuanto al flujo de caja, pero si en cuanto a inversión de capital. Adicionalmente al tenerlo fuera de la compañía invita a la racionalización del servicio a la vez que se exige calidad.
Y así podemos seguir con cada elemento de la infraestructura y servicios básicos. Cada vez estos servicios “básicos” incluyen requerimientos mas avanzados, como las aplicaciones de manejo de recursos como el ERP, por ejemplo.
Se hace indispensable entonces optimizar los recursos de infraestructura a la vez que se “amarran” los proyectos al impacto estratégico, para brindar el servicio que se requiere al costo más favorable posible.
Escrito por Jose Camilo Daccach T.
Tomado de: http://www.deltaasesores.com/articulos/tecnologia/3802-reduciendo-gastos-de-ti
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